CBO Security BV, un centre de coordinació de seguretat nacional neerlandès, s’enfrontava a un nombre creixent d’informes operatius diaris dels seus més de 80 proveïdors de seguretat. El processament manual provocava retards i acumulacions, cosa que alentia els temps de resposta i creava ineficiències.
Com a soci de Microsoft, CloudConnected va ajudar CBO a integrar Microsoft 365 i Power Platform amb fluxos de treball basats en IA. El resultat: els informes ara es processen a l’instant i el sistema es va tornar escalable,
Sobre la seguretat de CBO
Fundada: 2012
Ubicació: Nieuwerkerk aan den IJssel, Països Baixos
Indústria: Coordinació i serveis de seguretat
Abast: Cobertura nacional amb més de 80 socis certificats
Serveis: Seguretat in situ i mòbil, protecció d’obres de construcció, seguretat per a esdeveniments, CCTV, vigilància remota
El CBO actua com a punt de contacte únic per a organitzacions amb múltiples seus, centralitzant la coordinació de la seguretat per garantir la coherència, l’eficiència i la cobertura 24 hores al dia, 7 dies a la setmana.
El repte
La CBO rep una mitjana de 75 informes al dia del personal de seguretat, que inclouen incidents, llistes de control de patrulla i resums de torns. Aquests informes s’enviaven per correu electrònic i s’introduïen manualment als sistemes interns per al seguiment operatiu i el compliment normatiu.
El processament manual va causar:
- Retards: Tot i que cada informe requeria aproximadament 4 minuts de temps de processament actiu, el temps total de finalització va ser més llarg a causa de l’horari laboral limitat (5 dies a la setmana, torns de 8 hores).
- Endarreriments: El creixement de la base de clients va augmentar la càrrega de treball.
Amb clients com hospitals i campus corporatius, CBO volia modernitzar les seves operacions i fer que els informes fossin més eficients i preparats per al futur.
La solució
Integració del Microsoft 365 i el Power Platform
CloudConnected va implementar una solució utilitzant la
Com funciona la lògica d’IA: el sistema llegeix dades estructurades de cada informe (com ara noms, dates, tipus d’incidents) i les col·loca automàticament als camps adequats del sistema de la CBO.
Projecte pilot: Security Partner – Maasstad Security
L’automatització es va implementar per primera vegada amb el soci de Maasstad, que utilitza el seu propi sistema de bases de dades. Després del desplegament amb èxit, la solució es va estendre a altres socis, molts dels quals utilitzen Sequrix, una plataforma d’informes àmpliament adoptada en la indústria de la seguretat per registrar patrulles, incidents i activitat diària.
El flux de treball de CloudConnected automàticament:
- Dades extretes de formularis enviats per correu electrònic
- Va introduir les dades als sistemes interns de CBO
- Informes emmagatzemats per a compliment i auditoria
Resultats
Estalvi de temps i costos: Mentre que el processament manual requeria uns 4 minuts de dedicació activa per informe, el temps total de resposta era més llarg a causa del volum d’informes entrants i les hores de treball limitades.
Amb l’automatització amb IA, els informes ara es processen en menys d’1 minut des de la seva recepció, 24/7, a un cost gairebé nul. El sistema aconsegueix una precisió constantment alta i continua millorant gràcies a l’optimització contínua. La verificació manual, quan és necessària, ara només requereix una fracció del temps en comparació amb el processament completament manual.
Escalabilitat: Admet el creixement de la base de clients sense afegir personal
Compliment: els informes s’arxiven automàticament per a l’auditoria
Eficiència: els informes es processen gairebé a l’instant, cosa que permet una presa de decisions més ràpida
Escalabilitat entre clients
Després del primer èxit amb Maasstad, el marc d’automatització es va ampliar a altres clients de CBO que utilitzen la plataforma Sequrix. Com que Sequrix utilitza formularis estandarditzats, vam crear fluxos de treball que reconeixen i processen diferents tipus d’informes, com ara patrulles diàries o informes d’incidents, amb molt poca configuració addicional. Cada tipus d’informe té el seu propi flux de treball, cosa que fa que el sistema sigui precís, fiable i fàcil de mantenir.
Suport continu
Més enllà de l’automatització, CloudConnected ofereix suport diari per mantenir les operacions funcionant sense problemes:
- Monitorització intel·ligent del flux d’informes: Supervisem contínuament el trànsit d’informes entrants per garantir que totes les entrades es processin correctament. Qualsevol anomalia es marca i es resol ràpidament, mantenint operacions ininterrompudes.
- Optimització del crèdit d’AI Builder: En fer un seguiment de l’ús del crèdit d’AI Builder, proporcionem a la CBO una visibilitat clara del cost real dels processos automatitzats. Això permet una previsió i una pressupostació precises per a projectes futurs.
- Arxivament preparat per a auditories: Hem implementat protocols d’arxivament estructurats que garanteixen que cada informe s’emmagatzemi d’acord amb els estàndards de CBO. Això fa que tot el procés d’automatització sigui totalment auditable i estigui alineat amb els requisits normatius.
Mirant cap endavant
La nostra col·laboració amb CBO Security representa més que automatització: forma part d’una visió a llarg termini per donar suport a operacions modernes i escalables en sectors on l’eficiència, la fiabilitat i la capacitat de resposta són fonamentals. A mesura que la col·laboració creix, continuem explorant noves oportunitats per integrar-nos amb altres eines i ampliar encara més les capacitats automatitzades.
Podria funcionar això per al vostre negoci?
Si el vostre equip dedica hores cada setmana a tasques manuals i repetitives, l’automatització amb IA us pot ajudar a reduir costos i alliberar temps per a treballs més valuosos. Cada negoci és únic, per això sempre comencem amb una consulta per entendre els vostres processos i dissenyar una solució que s’adapti a les vostres necessitats.
Reserva una consulta gratuïta de 20 minuts amb CloudConnected i descobreix com podem fer que les teves operacions siguin més intel·ligents i eficients.
